Là nhà bán hàng kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, bạn đã bao giờ trải qua cảm giác “choáng ngợp” khi đơn hàng quá tải trong những ngày Siêu Sale? Việc in ấn đơn hàng thủ công trở nên chậm trễ, khiến bạn lo lắng về tiến độ xử lý đơn và ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng? Ngay lúc này bạn cần phải sử dụng máy in để hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng. Vậy cách sử dụng máy in như thế nào để mang lại hiệu quả? Trong bài viết này quảng cáo đa kênh Admatrix sẽ Hướng dẫn quy trình tối ưu in đơn hàng sàn thương mại điện tử một cách hiệu quả nhất!

Nội dung bài viết

Tại sao cần máy in khi bán hàng trên sàn TMDT

Giới thiệu

Máy in là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực trong khâu bán hàng, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho những người kinh doanh trên sàn TMDT như sàn Shopee, sàn TikTok Shop, sàn Lazada,…

Thay vì phải viết tay thủ công thông tin mã đơn hàng lên bưu phẩm, máy in giúp bạn in ấn mã vận đơn nhanh chóng, chính xác với đầy đủ nội dung cần thiết, bao gồm: mã đơn hàng, tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, thông tin sản phẩm… Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian đóng gói, giảm thiểu sai sót.

Lợi ích của máy in với nhà bán hàng

Thêm vào đó, với khả năng in ấn hàng loạt, máy in giúp chủ shop xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, đặc biệt hữu ích trong các đợt sale hay mùa cao điểm. Không những thế, một số máy in còn có thể kết nối trực tiếp với các sàn TMĐT giúp Seller tự động lấy thông tin đơn hàng và in mã vận đơn mà không cần thao tác thủ công nào.

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng máy in để in tờ rơi quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, phiếu đóng gói, phiếu bảo hành, hóa đơn, biên lai nếu khách yêu cầu…

Các trường hợp cần sử dụng máy in đơn hàng

Như đã đề cập ở trên, viết tay mã vận đơn lên kiện hàng là cách thức đơn giản, tiết kiệm chi phí cho người mới bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, giải pháp này sẽ tốn thời gian, công sức. Khi lượng đơn hàng tăng cao, vào những ngày nhịp traffic trên sàn tmdt lớn như các bài bão sale, bạn sẽ làm ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn, dễ xảy ra sai sót và khó quản lý.

Trong một số trường hợp, NBH bán những sản phẩm có kích thước hoặc cân nặng lớn, việc in đơn hàng bằng tay sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn.

Nhìn chung, lúc này máy in giúp bạn tự động hóa quá trình in ấn thông tin vận đơn, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Từ đó, người vận hành shop có thể tập trung vào các khâu quan trọng khác như chăm sóc khách hàng, quản lý kho hàng, marketing…

Xem thêm: Bí quyết giúp nhà bán hàng chinh phục mọi Chiến Dịch Campaign, Ngày Sale trên sàn thương mại điện tử

Các lỗi thường gặp trong quy trình in đơn hàng sàn TMDT

Khi in đơn hàng trên sàn tmdt, bạn có thể gặp phải một số lỗi trong quá trình in, dẫn đến việc giao nhận hàng không thuận lợi hoặc tốn nhiều thời gian để xử lý. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi in đơn hàng trên sàn TMDT và cách khắc phục:

Cập nhật sai thông tin kích thước/cân nặng sản phẩm

Để in đơn hàng, nhà bán hàng cần cập nhật đầy đủ thông tin về sản phẩm như kích thước và cân nặng. Nếu như thông tin này không chính xác, đơn hàng có thể bị trả lại hoặc giao hàng muộn, gây ảnh hưởng đến uy tín của nhà bán hàng. Vì vậy, chu shopshop cần lưu ý nhập đúng thông tin sản phẩm để đảm bảo việc in đơn hàng diễn ra thuận lợi.

Chưa thiết lập địa chỉ lấy hàng, giao hàng

Khi bán hàng trên TMDT, nhà bán hàng cần thiết lập địa chỉ để lấy hàng từ nhà sản xuất hoặc kho hàng của mình. Nếu quên thiết lập địa chỉ này, đơn hàng sẽ không được gửi đi và khách hàng sẽ không nhận được hàng trong thời gian dự kiến. Do đó, việc thiết lập địa chỉ lấy hàng là rất quan trọng trong quy trình in đơn hàng.

Lỗi trong mục in đơn hàng

Trong quá trình in, có thể xảy ra những lỗi trong mục in đơn hàng như font chữ bị sai, thông tin bị trùng lặp… Việc này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của đơn hàng mà còn làm cho đơn hàng trở nên mất thẩm mỹ. Để giảm thiểu các lỗi trong mục in đơn hàng, bạn cần kiểm tra kỹ trước khi in và sử dụng phần mềm in đơn hàng hiệu quả.

Mã vận đơn không xuất hiện hoặc thông tin không chính xác

Mã vận đơn là thông tin quan trọng để theo dõi và xác nhận đơn hàng trong quá trình giao nhận hàng. Nếu mã vận đơn bị lỗi, không chính xác, có thể dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và xử lý đơn hàng. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ các thông tin này trước khi in đơn hàng.

Xem thêm: Triển khai bán hàng trên sàn thương mại điện tử sao cho thành công?

Mẹo tối ưu cách in đơn hàng sàn thương mại điện tử

Để tối ưu hóa quy trình in đơn hàng trên sàn TMDT, Sellers có thể áp dụng một số mẹo sau đây:

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp cho việc in đơn hàng trở nên thuận tiện và chính xác hơn. Thay vì phải truy cập từng sàn TMDT để lấy thông tin đơn hàng và in thủ công từng tem nhãn, phần mềm sẽ tự động đồng bộ đơn hàng từ các sàn, tổng hợp thông tin và in ấn theo mẫu được thiết kế sẵn. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ in mã vận đơn, in phiếu gửi hàng…giúp cho việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn.

Một số phần mềm quản lý bán hàng phổ biến có tính năng in đơn hàng tự động như: Haravan, KiotViet, Sapo, Maybanhang.vn,…

Lựa chọn máy in phù hợp:

Khi lựa chọn máy in đơn hàng, nhà bán hàng cần dựa vào các tiêu chí sau:

– Loại máy in:

Nên chọn máy in nhiệt thay vì máy in kim để tiết kiệm chi phí mực in và bảo vệ môi trường.
Máy in nhiệt có thể in tem nhãn vận chuyển với độ sắc nét cao, tốc độ in nhanh và không gây tiếng ồn.

– Tốc độ in:

Nên chọn máy in có tốc độ in phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.
Nếu bạn bán hàng số lượng lớn, hãy chọn máy in có tốc độ in cao để tiết kiệm thời gian.

– Khả năng kết nối:

Nên chọn máy in có thể kết nối với máy tính qua nhiều cổng khác nhau như USB, LAN, Wifi để thuận tiện cho việc sử dụng.
Một số máy in còn hỗ trợ kết nối Bluetooth để in ấn từ điện thoại thông minh.

– Giá cả:

Nên chọn máy in có giá cả phù hợp với ngân sách của bạn.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy in với giá thành đa dạng, bạn có thể dễ dàng tìm được máy in phù hợp với nhu cầu của mình.

Bạn có thể tham khảo top 3 máy in đơn hàng thương mại điện tử chất lượng dưới đây, trên thị trường, các loại máy in này được rất nhiều nhà bán hàng sử dụng:

– Honeywell PC42d: Máy in mã vạch Honeywell PC42D nhỏ gọn, dễ sử dụng, trang bị bộ vi xử lý 32-bit sử dụng mực in cuộn 300m, tạo sự rõ nét trong từng ký tự

Ưu điểm: Công nghệ in nhiệt trực tiếp với độ phân giải 203dpi, kích thước máy gọn gàng tốn rất ít diện tích, cấu tạo máy chắc chắn, thân thiện tạo độ bền cao
Nhược điểm: Giá cao hơn so với các sản phẩm cùng tính năng
Giá thành: 3.900.000 VNĐ

– Honeywell PC42t: Máy in mã vạch Honeywell PC42T in nhiệt trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua ribbon, sở hữu nhiều tính năng in ấn thông minh cùng bộ nhớ lưu trữ lớn.

Ưu điểm: Giá thành hợp lý, thiết kế nhỏ gọn, thân thiện, không gây tiếng ồn lớn, hỗ trợ 3 cổng giao tiếp USB, Serial và Ethernet, có khả năng kết nối với desktop, laptop, POS, điện thoại…
Giá thành: 3.700.000 VNĐ

– Zebra ZD230: Zebra ZD230 thuộc dòng máy in label Zebra ZD200 Series, được cải tiến từ GT800 nổi tiếng, vừa kế thừa những điểm mạnh của dòng thiết bị trước, vừa được trang bị thêm các tính năng in ấn linh hoạt hơn, đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng.

Ưu điểm: Kích thước nhỏ gọn, tốc độ in nhanh, độ phân giải lên đến 300 dpi cùng bộ nhớ lưu trữ rộng. Thêm vào đó máy in được trang bị 2 cổng kết nối USB hoặc Ethernet, Bluetooth hoặc Wifi.
Nhược điểm: Ít cổng kết nối hơn so với sản phẩm cùng phân khúc.
Giá thành: 3.990.000 VNĐ

Lưu ý: Mức giá có thể thay đổi tùy theo thời điểm và nhà cung cấp.

Thiết kế mẫu đơn hàng tối ưu:

Mẫu đơn hàng phải được thiết kế khoa học và rõ ràng để giúp cho việc giao nhận hàng diễn ra thuận lợi. Các yếu tố cần chú ý khi thiết kế mẫu đơn hàng bao gồm bố cục khoa học, rõ ràng và sử dụng logo, màu sắc thương hiệu để tạo sự chuyên nghiệp và tăng tính nhận diện thương hiệu.

Tối ưu hóa quy trình đóng gói:

Việc có một quy trình xử lý đơn hàng trên sàn thương mại điện tử để áp dụng cho mọi công việc liên quan đến xử lý đơn hàng là một trong những bước quan trọng. Nếu không có quy trình mà xử lý case by case thì việc sót đơn hay gói thiếu hàng là việc hoàn toàn không thể tránh khỏi. Việc này không những tạo ấn tượng xấu cho khách hàng mà còn tốn thời gian và chi phí để gửi hàng lại.

Hơn thế, khâu đóng gói sản phẩm trước khi gửi đi cũng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động thiết kế trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, chúng ta cần tối ưu hóa quy trình đóng gói để giúp cho việc in đơn hàng diễn ra thuận lợi và tránh những sai sót.

Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn khi bán hàng online

Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng máy in bán hàng:

Dưới đây là một số câu hỏi mà Sellers thường thắc mắc:

In đơn hàng nên dùng khổ giấy bao nhiêu?

Bên cạnh máy in đơn hàng thì việc lựa chọn khổ giấy đi kèm cũng là yếu tố quan trọng để hoàn thiện quy trình in đơn hàng trên các sàn. Hiện nay, giấy in nhiệt A6 là giấy in bill phổ biến nhất được các chủ shop sử dụng rộng rãi trong in đơn hàng TikTok Shop, Shopee, Lazada,…

Giấy in nhiệt A6 hay còn gọi là giấy in nhiệt khổ 100x150mm, được làm từ chất liệu chuyên dụng Decal Fasson có tính cảm nhiệt và sở hữu độ bền tốt. Nhờ đó, loại giấy này thường được dùng để in tem nhãn, mã vạch dành cho đa dạng các mặt hàng. Ngoài ra, giấy in nhiệt A6 còn phù hợp với các mẫu in đơn trên các phần mềm bán hàng online thông dụng trên thị trường như: Sapo, Haravan, Pancake, Kiotviet,…

Bán hàng trên sàn TMDT có bắt buộc sử dụng máy in không?

Về quy định của sàn:

Hầu hết các sàn TMDT hiện nay đều không yêu cầu bắt buộc người bán phải sử dụng máy in. Tuy nhiên, với những lợi ích kể trên, việc sử dụng máy in sẽ giúp bạn in tem nhãn vận chuyển để dán lên kiện hàng, giúp đơn hàng được giao hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Về nhu cầu của nhà bán hàng:

Nếu bạn chỉ bán hàng số lượng ít và sản phẩm có kích thước nhỏ gọn, bạn có thể không cần sử dụng máy in. Trên thực tế, Seller chỉ cần cung cấp mã vận đơn (mã đơn hàng) trên bưu phẩm trước ghi gửi cho đơn vị vận chuyển. Khi đó, đơn vị vận chuyển sẽ dựa theo mã vận đơn để kiểm tra và in phiếu giao hàng, dán lên bưu phẩm. Chính vì thế, bạn hoàn toàn có thể không cần dùng máy in để có thể bắt đầu bán hàng trên sàn tmdt. Nhất là khi mới bán, số lượng đơn hàng chưa quá nhiều cũng như doanh thu từ đơn hàng chưa cho phép đầu tư.

Tuy nhiên, nếu bạn bán hàng số lượng lớn hoặc sản phẩm có kích thước lớn, việc sử dụng máy in sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

Xem thêm: Các mô hình bán hàng online

KẾT LUẬN

Trong quá trình kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, việc sử dụng máy in đơn hàng là một phần quan trọng giúp cho quy trình giao nhận hàng diễn ra suôn sẻ và chính xác. Bằng cách áp dụng các mẹo tối ưu và tránh các lỗi thường gặp trong quy trình in đơn hàng, nhà bán hàng có thể nâng cao hiệu quả công việc và tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Với kinh nghiệm hỗ trợ triển khai bán hàng trên sàn thương mại điện tử lâu năm cho nhiều doanh nghiệp. đội ngũ Admatrix có thể chắc chắn điều này giúp bạn có thêm doanh số mà không hề tốn thêm một đồng quảng cáo hay marketing gì, nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình bán hàng hãy liên hệ với đội ngũ chúng tôi để được hỗ trợ nhé!

Xem thêm: Bộ máy vận hành bán hàng sàn thương mại điện tử

5/5 - (1 bình chọn)