Khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, bên cạnh việc đầu tư sản phẩm chất lượng, cách thức in đơn hàng cũng đóng vai trò quan trọng. Việc in đơn hàng đúng cách không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ của shop mà còn giúp Sellers quản lý đơn hàng hiệu quả, qua đó đem lại tăng trải nghiệm mua sắm gian hàng sàn TMĐT. Trong bài viết này quảng cáo đa kênh Admatrix sẽ Hướng dẫn cách in đơn hàng sàn thương mại điện tử đúng cách để nhà bán hàng áp dụng!

Nội dung bài viết

Các bước chuẩn bị để in đơn hàng sàn thương mại điện tử

Đối với sàn tmdt như sàn Shopee, sàn TikTok Shop, sàn Lazada,… Trước khi bắt đầu quá trình in đơn hàng, nhà bán hàng cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và vật phẩm cần thiết sau:

Máy in: Đây là thiết bị quan trọng nhất trong quá trình in đơn hàng. Bạn có thể sử dụng máy in nhiệt hoặc máy in laser tùy thuộc vào loại giấy in mà bạn sẽ sử dụng.
Kết nối máy in: Để in đơn hàng, máy in cần được kết nối với máy tính. Sellers có thể kết nối bằng cổng USB hoặc wifi tùy thuộc vào loại máy in và tính năng của nó.
Giấy in: Đây là vật phẩm không thể thiếu khi in đơn hàng. Có hai loại giấy in phổ biến là giấy in nhiệt và giấy A4. Bạn cần chọn loại giấy phù hợp với loại máy in mà bạn đang sử dụng. Nếu sử dụng giấy A4, bạn cũng cần cắt giấy theo khổ phù hợp để đảm bảo đơn hàng được in đúng kích thước.
Mực in: Tương tự như giấy in, bạn cần chọn loại mực in phù hợp với loại máy in mà bạn đang sử dụng. Nếu sử dụng máy in nhiệt, bạn cần sử dụng mực in nhiệt. Nếu sử dụng máy in laser, bạn cần sử dụng cartridge mực.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và vật phẩm cần thiết, bạn có thể bắt đầu quá trình in đơn hàng.

Cách in đơn hàng sàn Shopee

Shopee là một trong những sàn thương mại điện tử lớn và phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay. Để in đơn hàng trên Shopee, bạn có hai cách sau đây:

Triển khai các bước in đơn hàng trên sàn Shopee

Cách 1: In hóa đơn shopee thông qua ứng dụng

Bước 1: Truy cập ứng dụng Shopee và mở mục “Tôi”, sau đó chọn “Shop của tôi”.

Bước 2: Tại mục “Đơn hàng”, chọn “Chưa lấy hàng” và tiếp theo chọn “Chuẩn bị hàng”.

Bước 3: Lựa chọn Phương thức vận chuyển, có thể là “Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng” hoặc “Tự gửi hàng tại Bưu cục” và nhấn “Xác nhận”.

Bước 4: Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng như thời gian lấy hàng và địa chỉ lấy hàng.
Bước 5: Trong trang Thông tin gửi hàng, nhấn “In phiếu giao”.
Bước 6: Hệ thống Shopee sẽ tạo phiếu, kiểm tra lại và nếu chính xác, nhấn biểu tượng máy in để in phiếu.

Lưu ý: Đối với kênh hoả tốc, bạn có thể in Phiếu giao hàng trước khi nhấn Chuẩn bị hàng.

Cách 2: In hóa đơn shopee thông qua kênh người bán

Bước 1: Chọn trang Tất cả trong mục Quản lý Đơn hàng trên Kênh Người Bán

Bước 2: Chọn Chờ lấy hàng và tiếp theo, chọn Chưa xử lý/Đã xử lý để kiểm tra và xác nhận các đơn hàng.

Bước 3: Trong cột Thao tác, nhấn vào “In phiếu giao”.

Bước 4: Hệ thống sẽ tự động tạo phiếu. Kiểm tra lại phiếu đã tạo và nếu mọi thông tin chính xác, nhấn biểu tượng máy in để bắt đầu quá trình in phiếu.

Cách chia sẻ và tải đơn hàng trên điện thoại

Nếu chủ shop muốn chia sẻ đơn hàng cho khách hàng hoặc tải đơn hàng về máy tính để in sau này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Chia sẻ đơn hàng

Bước 1: Tìm và chọn tùy chọn “Chia sẻ đơn” hoặc “Gửi liên kết đơn hàng” ở trang in đơn hàng.
Bước 2: Lựa chọn kênh chia sẻ, có thể là tin nhắn, email, hoặc các ứng dụng truyền thông xã hội khác.
Bước 3: Nhập thông tin cần thiết và nhấn “Gửi”.

Tải đơn hàng

Thiết bị iOS: Nhấn chọn biểu tượng chia sẻ → Chọn “Lưu về máy” từ menu chia sẻ

→ Chọn nơi lưu trữ cho phiếu gửi hàng, có thể là ổ đĩa iCloud hoặc các ứng dụng quản lý tệp khác.

Thiết bị Android: Nhấn chọn biểu tượng tải về. Hệ thống sẽ tải đơn hàng về thiết bị và bạn có thể kiểm tra trong thư mục “Tải về” hoặc “Tệp tin” trên điện thoại của bạn.

Nhìn chung, hình thức mua sắm online trên shopee ngày càng phát triển kéo theo một thói quen tiêu dùng mới. Việc NBH có một quy trình xử lý đơn hàng trên sàn thương mại điện tử để áp dụng cho mọi công việc liên quan đến xử lý đơn hàng nói chung và cách in đơn hàng nói riêng là một trong những bước quan trọng. Nếu không có quy trình mà xử lý case by case thì việc sót đơn hay gói thiếu hàng là việc hoàn toàn không thể tránh khỏi. Điều này không những tạo ấn tượng xấu cho khách hàng mà còn tốn thời gian mà còn tối ưu review đánh giá trên Shopee và chi phí để gửi hàng lại.

Tham khảo ngay: Hành trình 100 học cách bán hàng trên shopee

Cách in đơn hàng trên sàn Tiktok Shop

Để in đơn hàng trên TikTok Shop, nhà bán hàng có thể áp dụng hai cách sau:

Cách 1: In đơn hàng TikTok Shop thông qua phần mềm hỗ trợ

Bước 1: Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng như Nhanh.vn, KiotViet, Haravan, hoặc các phần mềm tương tự.

Bước 2: Kết nối phần mềm này với gian hàng của bạn trên TikTok Shop.

Bước 3: Chọn đơn hàng cần in từ phần mềm.

Bước 4: Nhấp vào nút “In đơn hàng”.

Bước 5: Tiếp theo, chọn máy in đơn và cài đặt thông tin in ấn cần thiết.

Bước 6: Cuối cùng, nhấp vào nút “In” để hoàn tất quá trình in đơn TikTok Shop.

Cách 2: In trực tiếp từ trang quản trị TikTok Shop

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, không thường xuyên sử dụng các phần mềm hỗ trợ để in đơn TikTok thì có thể tham khảo các bước in đơn hàng TikTok Shop theo cách 1 như sau:

Bước 1: Truy cập trang quản trị TikTok Shop

Mở trình duyệt web và truy cập trang quản trị TikTok Shop tại địa chỉ: Sau đó, đăng nhập vào tài khoản TikTok Shop của bạn.

Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng cần in

Sử dụng thanh tìm kiếm để nhập mã đơn hàng hoặc tên khách hàng. Hoặc bạn cũng có thể lọc đơn hàng theo trạng thái, thời gian đặt hàng,…

Bước 3: Chọn đơn hàng cần in

Chọn ô vuông bên cạnh các đơn hàng mà bạn muốn in. Hoặc, bạn có thể nhấn “Chọn tất cả” để in tất cả các đơn hàng đang hiển thị trên trang.

Bước 4: In đơn hàng

Nhấp vào nút “In đơn hàng”. Chọn mẫu in mà bạn mong muốn. Đặt thông tin in ấn, bao gồm số lượng bản sao, kích thước giấy, hướng in,… Sau đó, nhấn nút “In”.

Bước 5: Kiểm tra bản in

Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung của bản in để đảm bảo tính chính xác. Nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào, bạn hãy in lại để đảm bảo chất lượng đơn hàng và đúng theo quy định của TikTok Shop.

Để bán hàng trên tiktokshop hiệu quả, việc nhà bán hàng tối ưu các bước xử lý đơn hàng sẽ là tạo điều kiện thuận lợi để người dùng mua sắm và Sellers tối ưu hóa bán hàng Tiktok Shop của mình.

Nhìn chung, đối với các nhà bán hàng bán hàng đa kênh, đa sản phẩm, việc triển khai vận chuyển là một điều cần chú trọng. Chẳng hạn như triển khai khâu Đơn Vị Vận Chuyển Trên sàn Shopee, Đơn Vị Vận Chuyển Trên sàn TiktokShop, trong đó vai trò của kho vận là quyết định quá trình xử lý đơn hàng này có trơn tru hay không, đặc biệt là tại khâu Phân loại – Soạn hàng, sau đó Đóng gói – Phân chia theo đơn vị vận chuyển.

Tóm lại, để tối ưu được hiệu quả từng khâu công việc nhà bán hàng cần phải xây dựng được đội ngũ, tổ chức tốt có thể hỗ trợ bạn cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, từ đó giúp tăng doanh thu, nâng cao được độ nhận diện thương hiệu.

Xem thêm: Nên xây dựng đội ngũ bán hàng TikTok Shop như thế nào?

Lưu ý khi in đơn hàng sàn thương mại điện tử:

Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng, NBH cần biết để tối ưu cách in đơn hàng sàn tmdt:

Trước khi in

Kiểm tra thông tin đơn hàng:
- Tên và địa chỉ bưu điện đầy đủ của khách hàng, bao gồm mã zip / mã bưu điện.
- Số đơn đặt hàng của khách hàng để xác định đơn hàng cụ thể.
- Tên đầy đủ và địa chỉ của người bán, để nhận diện người gửi và đích đến của đơn hàng.
- Nhãn vận chuyển không được chứa siêu liên kết, mã QR, thông tin liên hệ từ các nền tảng khác hoặc thông tin không liên quan đến đơn đặt hàng.
Chọn đúng máy in: Sử dụng máy in có độ phân giải cao để in đơn hàng rõ ràng và dễ đọc. Nên sử dụng máy in nhiệt để in đơn hàng có thể chống nước và bám dính tốt trên kiện hàng.

Khi in:

Chọn đúng mẫu in: Mỗi sàn thương mại điện tử thường có mẫu in đơn hàng riêng. Hãy chọn mẫu in phù hợp với sàn mà bạn đang bán hàng.
Điều chỉnh bố cục: Điều chỉnh bố cục sao cho thông tin trên đơn hàng được hiển thị rõ ràng và dễ đọc.
Kiểm tra bản in: In thử một bản đơn hàng để kiểm tra xem thông tin có hiển thị chính xác hay không. Điều chỉnh bố cục nếu cần thiết.
Kiểm tra bản in: Nên in 2 bản đơn, một để giữ lại làm chứng từ giao nhận và một để dán lên thùng hàng.
Đảm bảo rằng tất cả các thông tin trên đơn hàng được hiển thị rõ ràng, tránh tình trạng nhập nhèm hoặc mực phai, đảm bảo độ chính xác.
Đối với các sản phẩm thuộc ngành hàng nhạy cảm như Vệ sinh phụ nữ,… nhà bán hàng hãy lưu ý rằng tên sản phẩm có thể bị thay đổi trên đơn hàng, do đó, người bán cần áp dụng cách in đơn hàng riêng, ví dụ như: che tên đơn hàng,…

Sau khi in

Dán đơn hàng lên kiện hàng: Dán đơn hàng lên kiện hàng là bước quan trọng đảm bảo kiện hàng được giao đúng địa chỉ và người nhận.
Lưu trữ bản sao đơn hàng: Lưu trữ một bản sao đơn hàng để tham khảo trong trường hợp cần thiết.

Tóm lại, khác với các mô hình kinh doanh bán hàng online trước đây, công việc vận hành sàn đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban để điều chỉnh cân đối giữa chi phí và lợi nhuận. Bằng những kiến thức trên, Admatrix giúp bạn có cái nhìn tổng quan khâu xử lý đơn hàng, đặc biệt là cách in đơn hàng sàn Shopee, Tiktokshop,… từ đó điều phối và lập kế hoạch vận hành hợp lý tiết kiệm được chi phí và nâng cao lợi nhuận bán hàng trên sàn TMDT.

Xem thêm: Bộ máy vận hành bán hàng sàn thương mại điện tử

Các câu hỏi thường gặp khi NBH in đơn hàng

Trong quá trình in đơn hàng, có thể bạn sẽ gặp phải một số khó khăn hoặc thắc mắc. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp và cách giải quyết của chúng.

Làm thế nào để tiết kiệm chi phí khi in đơn hàng TMĐT?

Để tiết kiệm chi phí in đơn hàng, Seller có thể áp dụng cách sau:

Sử dụng máy in nhiệt: Máy in nhiệt thường có giá rẻ hơn máy in laser hay máy in phun và cũng tiết kiệm mực hơn.
In nhiều đơn hàng cùng lúc: In nhiều đơn hàng cùng lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
Sử dụng giấy in khổ nhỏ: Sử dụng giấy in khổ nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm giấy.
Thay thế mực in thường xuyên: Thay thế mực in thường xuyên sẽ giúp bạn tránh được việc lãng phí mực và giúp bản in sắc nét hơn.

Làm thế nào để xem lại lịch sử các đơn hàng đã in?

Hầu hết các sàn thương mại điện tử đều cho phép bạn xem lại lịch sử các đơn hàng đã in. Bạn có thể truy cập vào trang quản lý đơn hàng của mình và tìm kiếm theo mã đơn hàng, ngày in hoặc tên khách hàng.

Trong đó, Một số phần mềm quản lý đơn hàng cũng cho phép bạn xem lại lịch sử các đơn hàng đã in.

Tại sao một số đơn hàng không hiển thị trong danh sách cần in?

Nguyên nhân có thể là do các đơn hàng này đã được in hoặc đã bị hủy. Cũng có thể là do có lỗi xảy ra trong quá trình đồng bộ dữ liệu giữa sàn thương mại điện tử và phần mềm quản lý đơn hàng của bạn.

Để khắc phục trường hợp này, NBH hãy thử tải lại danh sách đơn hàng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của sàn thương mại điện tử để được trợ giúp.

KẾT LUẬN

Trong quá trình kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee và TikTok Shop,… việc in đơn hàng là một phần quan trọng giúp bạn quản lý và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi in, chia sẻ và lưu trữ đúng cách sau khi in, bạn sẽ giữ được sự chuyên nghiệp và tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Với kinh nghiệm hỗ trợ triển khai bán hàng trên sàn thương mại điện tư lâu năm cho nhiều doanh nghiệp, đội ngũ Admatrix có thể chắc chắn điều này giúp bạn có thêm doanh số mà không hề tốn thêm một đồng quảng cáo hay marketing gì, nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình bán hàng hãy liên hệ với đội ngũ chúng tôi để được hỗ trợ nhé!

Xem thêm: Triển khai bán hàng trên sàn thương mại điện tử sao cho thành công?

5/5 - (1 bình chọn)